相談記録のシステム化は、新しい入力画面を増やすことではありません。受付、ケース記録、訪問、共有、帳票を一度の入力でつなぎ、担当者の頭の中と個人フォルダから出すことです。
最初に棚卸しする4点
今どこに記録があるか、誰が正式版を持っているか、どの帳票に転記しているか、担当者不在時に何が止まるか。この4つが分かると、入れる機能の順番が決まります。
- 受付票・ケース記録・訪問記録の置き場
- Excelのブック数と、最新版の見分け方
- 毎月作り直している帳票
- 異動・休暇で止まる確認作業
システム化の順番
全部を一度に移す必要はありません。これから残す相談をシステムへ乗せ、必要な過去分だけ移行する方が現場は動きます。
- 相談受付を一つの入口にする
- ケース記録を時系列で残す
- 訪問記録と帳票を転記せずつなぐ
- 職員が検索・共有できる権限を分ける
HAPPYならここまで対応
相談受付、ケース記録、訪問記録、時系列履歴、帳票出力、担当者変更時の引継ぎ。そして地域カルテやLINE相談ともつなげます。相談記録だけの製品ではなく、社協の仕事全体へ広がります。
まとめ
相談記録のシステム化は、入力のデジタル化ではなく、支援の経緯を組織の情報にすることです。無料デモで、受付から帳票までの流れをご覧ください。
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