28法人導入で分かった社協システム導入時につまずくポイント

HAPPYは大阪府・沖縄県の28法人で導入され、継続利用率は100%です。うまくいった理由より先に、導入の途中で現場が止まりやすい場所を共有します。一般論ではなく、社協業務を実際に移してきた側のメモです。

1. Excelが「きれい」なほど移行で止まる

関数、色分け、担当者ごとのシート。現場では優秀なファイルほど、システムの項目にそのまま入りません。移行前に「残す列」と「見なくてよい列」を分ける作業が必要です。現在のExcelを見せていただければ、置き換え範囲を先に切り分けます。

相談受付票、訪問記録票、ケース記録票、交付金、自立支援の帳票。現場が毎月作っている紙の枚数を見ないと、画面だけ決めても定着しません。HAPPYは入力から帳票へつなぐ前提なので、導入時に帳票の棚卸しを行います。

相談、地域、ボランティア、自立支援、LINE、グループウェアを一度に始めると、操作説明より先に「どこを見てよいか」が分からなくなります。必要な業務から小さく始め、使っている画面だけを増やす方が継続しやすいです。

導入担当が一人だと、その人が休んだ週に紙へ戻ることがあります。操作説明会は管理職と現場の両方に入り、同じケースを二人が開ける状態まで確認します。

社協ごとに、相談の呼び方、地区の切り方、ボランティアの区分が違います。システム側に合わせるより、先に現場の言葉を聞き、項目名と選択肢を寄せる方が定着します。28法人で続けているのは、導入後も画面を改善しているからです。

よく聞かれるのは、「今のファイルはどうなるか」「過去分は全部入れるのか」「スマホでも見られるか」「個人情報の権限は分けられるか」「一部の事業だけ使えるか」です。答えはいずれも、範囲を決めてから進める、です。無料デモと30分紹介では、この質問から入っています。

つまずきの多くは、製品の機能不足より、移行範囲と帳票と担当者の設計不足です。28法人の導入で繰り返してきた確認項目を、デモでそのまま使えます。